Comment réussir vos rendez-vous professionnels ?

Trop long, redondant, décousu ou maladroit : un rendez-vous professionnel mal géré peut avoir des conséquences importantes sur la gestion d’un deal ou d’un recrutement, voire avoir un impact sur le business de votre entreprise. Bien sûr, vous devez apprendre à gérer l'échec commercial. Mais, pour vous apporter de la réussite, nous faisons le point sur les règles à suivre pour gagner en efficacité dans votre gestion de rendez-vous, que vous soyez dirigeant ou opérationnel.

Le rendez-vous professionnel : toujours crucial

On pourrait avoir tendance à sous-estimer l’importance du rendez-vous professionnel. Seulement, à partir du moment où vous proposez un rendez-vous à un interlocuteur dont vous souhaitez obtenir quelque chose, vous devez considérer le rendez-vous comme un moment d’évaluation pour vous et l’entreprise que vous représentez.

Ainsi, même avec la meilleure offre du marché, vous pouvez perdre une opportunité si votre interlocuteur a passé un mauvais moment, ou si vous ne vous êtes pas montré suffisamment convaincant. Et, pour convaincre, la forme de votre rendez-vous va jouer un rôle déterminant.

Vous allez alors devoir suivre différentes étapes pour vous assurer une efficacité optimale, à commencer par l’avant rendez-vous.

Règle n°1 : Cadrer en amont l’événement

En partant du point de départ, la prise de rendez-vous, il faut garder en tête que chaque détail va compter dans la perception de votre professionnalisme.

Que le rendez-vous soit physique ou en visioconférence, envoyez une invitation par mail avec les informations nécessaires (objet de l’échange en titre, adresse, lien pour la visioconférence) pour acter l’échange.

Ensuite, confirmez auprès de votre interlocuteur le rendez-vous le jour J. Si le rendez-vous a lieu dans vos locaux, assurez-vous de pouvoir le recevoir. S’il est en visioconférence, installez-vous dans un endroit où vous ne serez pas dérangé.  

Règle n°2 : Préparez le rendez-vous

Se présenter à un rendez-vous sans avoir fait des recherches préalables, c’est passer à côté de l’occasion d’avoir un coup d’avance sur votre invité.

Renseignez-vous sur votre interlocuteur en consultant son LinkedIn, familiarisez-vous avec l’entreprise pour laquelle il travaille et avec les événements corporate dont vous pourriez vous servir durant l’échange.

Ces informations vous serviront à orienter vos questions durant le rendez-vous et/ou à avoir de la matière pour créer du lien avec l’interlocuteur en adaptant votre posture. Plusieurs méthodes peuvent vous y aider : la méthode DISC pour comprendre le prospect et la méthode SONCAS pour cerner les motivations d'achat du prospect.

Ensuite, listez les informations qu’il vous manque pour préparer les questions que vous devrez poser durant l’échange. Organisez ces questions en partie, et notez-les sur une feuille qui vous servira de support.

Enfin, soyez au clair concernant la next step que vous allez devoir chercher en répondant à la question suivante : quel est l’objet commun du rendez-vous et que cherchez-vous à en retirer ?

Règle n°3 : Soignez votre introduction

Si vous êtes en visioconférence, votre connexion internet doit être de bonne qualité, votre arrière-plan doit faire professionnel, votre matériel doit être fonctionnel, et vous devez être présentable.

Soyez pile à l’heure, à la minute près. Si vous allez avoir du retard ou êtes absent, prévenez le plus tôt possible et reprogrammez. On évite le sms envoyé une minute avant l’heure du rendez-vous.

Une fois que votre interlocuteur est arrivé, confirmez le temps qu’il a à vous accorder pour pouvoir vous adapter.

Rappelez l’objet du rendez-vous. Pour le synthétiser, abordez-le comme un pitch, et proposez un tour de table pour que chacun se présente avant de rentrer dans le vif du sujet.

Règle n°4 : Maîtrisez votre rendez-vous

L’enjeu principal sera de rester efficace sur la durée, grâce à un outil comme Nextool, par exemple. Vous allez donc devoir suivre religieusement les parties notées sur votre feuille : commencez par poser des questions générales, puis rentrez dans le détail progressivement.

Forcez-vous à synthétiser votre pensée : une phrase, une idée. Faites des phrases courtes. Et, surtout, allez à l’essentiel. Dès que vous sentez que vous vous éloignez du sujet, recadrez la discussion sur le thème de la partie en cours.

Enfin, tant que vous êtes dans les temps, laissez votre interlocuteur parler. Et gardez en tête qu’il doit avoir plus de temps de parole que vous.

Règle n°5 : Finalisez en beauté

À la fin de l’échange, remerciez l’interlocuteur pour son temps, et proposez-lui une next step claire. Pour ce faire, il vous faut : une date, une heure, un objet, et une invitation envoyée.

Pour aller plus loin, une fois que vous êtes à l’aise avec ces règles :

• Si vous pouvez, faites en sorte de briser la glace au début de l’échange en abordant un sujet sympathique (et en rapport avec l’échange), de façon à mettre votre interlocuteur à l’aise,
• Autorisez-vous des petites déviations durant l’échange, dans la limite du raisonnable, pour alléger la discussion.
• Ne soyez pas avare en compliments et/ou en remerciements en fin de rendez-vous si ça vous semble justifié.