Le mail ultra-personnalisé : Faites passer un cap à votre taux de réponse

Dans la prospection par mail, il y a deux écoles : ceux qui envoient le même mail à des centaines de prospects de façon complètement automatisée, et ceux qui ceux qui personnalisent leur template au cas par cas. Si vous préférez vous concentrer sur la personnalisation, il existe quelques bonnes pratiques qui vous permettront d’améliorer les performances de vos mails.

Le choix se fait en fonction de votre positionnement par rapport à l’automatisation totale. Les commerciaux qui préfèrent miser sur la quantité plutôt que sur la qualité optent pour la première option. Quitte à envoyer quelques mails avec des noms / prénoms inversés ou des fautes de grammaire. La logique est simple : plus vous envoyez de mails, plus vous avez de chances d’avoir des retours positifs. S'il est tout à fait possible de bien préparer et cibler ses campagnes, vous augmentez également le risque de finir dans les spams de vos prospects (ceci peut être évité si vous optimisez la délivrabilité des emails).

L'ultra-personnalisation : un levier de captation

Pour les autres, il y a l’option du cas par cas qui consiste à reprendre vos mails un à un avant de les envoyer, en utilisant les informations récoltées durant votre prospection téléphonique (une prospection téléphonique rentable passe par quelques impératifs). Vous partez alors de votre template de mail dans lequel vous avez intégré vos variables, l'objectif étant d'optimiser le contact avec le prospect dès le premier mail). Grâce à cette méthode vous économisez le temps de rédaction, et vous ajoutez manuellement les détails qui vont rendre votre mail unique. C’est cette ultra-personnalisation qui va vous faire passer un cap dans votre taux de réponse.

Il y a deux lignes directrices que vous pouvez suivre pour la structurer.

La recommandation pour capitaliser sur un échange

L’idée est simple : vous avez échangé avec un prospect qui vous a redirigé vers un collègue, et vous devez capitaliser sur l’échange avec l’un pour obtenir un rendez-vous avec l’autre. Pour ce faire, n’oubliez jamais d’indiquer le nom du premier individu contacté dans l’objet du mail : « Suite à mon échange avec Monsieur Dupont ».

Premier niveau : Justifiez votre prise de contact par une recommandation

Pour le mail, vous devez vous présenter en citant le nom du collègue qui a fait la recommandation, et, si possible, ajouter les pains qu’il vous a transmis pour justifier votre prise de contact.

Bonjour Monsieur François,

Je vous contacte suite à mon échange avec Monsieur Dupont qui m’a conseillé de vous rencontrer. En effet, il m’a indiqué que vous étiez confronté à des problématiques de perte de temps concernant la récupération des factures de vos équipes. Ce sont justement des problématiques que je traite au quotidien avec mes clients.

Quand seriez-vous disponible pour un échange téléphonique ?

Trois options de déclinaisons existent pour ce mail :

Option 1. Citer le premier prospect contacté en ne mentionnant que son poste, pour donner l’illusion d’une proximité avec ce dernier, même si votre échange a été (très) bref.

Je vous contacte après avoir échangé avec votre office manager qui m’a conseillé de vous écrire.

Option 2. Citer le premier prospect contacté en le désignant par son nom et son prénom, si vous avez eu un échange un tantinet développé mais très cordial.

Je vous contacte après avoir échangé avec Monsieur Lionel Dupont qui m’a conseillé de vous écrire.

Option 3. Citer le premier prospect contacté en le désignant par son prénom si vous avez réussi à créer une proximité avec ce dernier, et, dans l’idéal, le mettre en copie du mail.

Je vous écris après avoir échangé avec Lionel qui m’a conseillé de vous contacter.

Second niveau : Présentez la prise de rendez-vous comme une nécessité plutôt que comme une option

Si le premier prospect contacté vous a confirmé que votre solution est pertinente pour son entreprise, et qu’il vous redirige vers le collègue responsable de ces sujets, vous avez la possibilité dans votre mail de présenter le rendez-vous comme une nécessité plutôt que comme une option.

Bonjour Monsieur François,

J’ai eu Monsieur Dupont au téléphone qui m’a demandé de vous contacter pour échanger concernant vos problématiques de récupération des factures.

À quel moment seriez-vous disponible ?

Trois options de déclinaisons existent pour ce mail :

Option 1. Si le premier prospect contacté est du même niveau hiérarchique, vous pouvez développer les pains mentionnés pour justifier la nécessité de votre rendez-vous à venir.

Monsieur Dupont m'a indiqué que la récupération des factures prend trop de temps à vos équipes et ralentit le projet d’implémentation d’ERP en cours. J’ai justement pour habitude de résoudre ce type de problématique.

Quand seriez-vous disponible pour un entretien de présentation ?

Option 2. Si le premier prospect contacté est un supérieur hiérarchique, n’hésitez pas à tourner la prise de rendez-vous comme un impératif qui vient d’en haut.

Votre CEO me demande de vous contacter afin de prendre un rendez-vous pour échanger concernant le problème de la récolte des factures.

Quand seriez-vous disponible pour un entretien de présentation ?

Option 3. La meilleure option reste de récupérer le numéro direct du prospect à contacter auprès du premier, et d’avoir l’autorisation d’indiquer qui vous a communiqué le numéro. Si le prospect ne répond pas, vous pouvez préciser dans votre mail que vous avez essayé de le joindre sur sa ligne directe et qui vous a fourni son numéro, de façon à justifier l’urgence et la légitimité de votre prise de contact.

Votre collègue Monsieur Dupont m’a communiqué votre ligne directe afin que je prenne rendez-vous avec vous. L’idée serait d’échanger concernant votre problématique de récolte des factures. J’ai tenté de vous joindre sans succès ce jour.

Quand seriez-vous disponible pour que je vous rappelle ?

Le name-dropping, pour capter l'attention

Le name-dropping consiste à citer des noms de clients pour attirer l’attention de votre prospect, selon le principe de la preuve sociale (pour plus de détails, voir l’article « 5 modèles de mail pour exploser votre taux de réponse »).

Premier niveau : Donnez des noms de clients similaires

Dans le cadre d’un mail, il s’agit de donner des noms de clients similaires, soit pour justifier votre prise de contact, soit pour justifier votre légitimité à intervenir sur les problématiques de votre prospect.

Bonjour Monsieur François,

J’accompagne des entreprises de votre secteur, comme Starbucks, McDonald’s, ou encore Costa Coffee, sur des problématiques de gestion financière.

Au vu de votre activité, j’ai pensé que notre solution pourrait être pertinente pour votre entreprise. Je vous propose d'échanger pour vous présenter plus en détail comment nous aidons nos clients.

Quand seriez-vous disponible pour un entretien de présentation ?

Trois options de déclinaisons existent pour ce mail :

Option 1. Name-dropper des entreprises de la même taille que celle de votre prospect.

Nous accompagnons tous types d’entreprises sur ces sujets, telles que Starbucks, Auchan, ou encore UPS.

Option 2. Name-dropper des entreprises de la même taille et du même secteur, comme dans l’exemple présenté ci-dessus.

Option 3. Name-dropper des concurrents directs de votre prospect, pour titiller son égo.

Un conseil : éviter de citer des entreprises qui ne sont pas de la même taille que celle de votre prospect. Il risquerait de se sentir hors cible et d’exclure d’emblée votre solution.

Second niveau : donnez la possibilité à votre prospect de s'identifier

Enfin, si vous avez la possibilité de rédiger un mail plus long, vous pouvez reprendre ce modèle de name-dropping pour développer les pains de vos clients. Cette technique permet à votre prospect de s'identifier. Vous pouvez également communiquer des témoignages clients qui mettent en valeur votre solution. Ou encore communiquer des données qui prouvent concrètement l'efficacité de votre solution chez vos clients.

Je vous contacte parce que nous accompagnons votre concurrent Starbucks qui perdait énormément de temps à récolter les factures de ses prestataires avant notre collaboration.

Nous accompagnons justement des entreprises de votre secteur, comme Costa Coffee, ou encore Starbucks. Vous pouvez d’ailleurs consulter ici leur témoignage dans lequel ils indiquent comment ils utilisent notre solution.

Nous accompagnons justement des entreprises de votre secteur, comme Costa Coffee, ou encore Starbucks. Grâce à notre solution, ils gagnent en moyenne 4 jours de travail par mois, et 99 % de leurs employés affirment qu’ils entretiennent de meilleure relation avec leur équipe financière depuis qu’ils utilisent notre solution.