Timeboxing : qu'est-ce que c'est, ses avantages et comment ça marche ?

Le Timeboxing est une technique de gestion du temps qui limite une tâche à une chronologie fixe et réaliste. Explications.

Également connue sous le nom de « blocage du temps », cette technique fait partie des méthodologies de gestion de projet Scrum et Agile. Ce calendrier se compose d'un certain nombre de minutes, d'heures, de jours, voire de semaines et de mois, selon la complexité du travail à accomplir.

Avez-vous déjà essayé le « speed networking » ? Lors de ces événements, vous échangez rapidement des informations avec de nombreux contacts potentiels. Lorsque le modérateur indique que chaque « réunion » de cinq minutes est terminée, vous passez au membre suivant du groupe. Si vous établissez un lien fort avec quelqu'un, vous pouvez échanger des détails et organiser une nouvelle conversation. À la fin de l'événement, vous avez probablement acquis une grande visibilité, collecté un certain nombre de cartes de visite et jeté les bases de relations durables et précieuses, rapidement et efficacement.

La mise en réseau rapide, tel que le speed networking ou le speed dating, sont des exemples de technique de gestion du temps appelée « Timeboxing ». Dans le cadre du travail cette technique vous permet de décomposer les projets ou les tâches quotidiennes en périodes de temps définies, ce qui vous permet d'accomplir plus que vous ne le feriez avec un emploi du temps moins organisé.

Quelle est la valeur du Timeboxing et pourquoi est-ce une technique plébiscitée par de nombreux entrepreneurs, à l'image d'Elon Musk ?

Qu'est-ce que le timeboxing ?

La plupart des conseils, outils ou pratiques de productivité consistent à prendre une tâche et à y travailler jusqu'à son achèvement. Le Timeboxing met l'accent sur la chronologie. Le délai doit être le facteur de motivation pour effectuer la tâche.

Le Timeboxing alloue une unité de temps fixe (et maximale) à une activité. Cette unité s'appelle une « boîte de temps », où l'activité planifiée se produit. Il s'agit d'un plan de gestion axé sur les objectifs, fixant ce délai pour accomplir une tâche particulière. Il est considéré comme une technique qui réduit efficacement la procrastination.

Le Timeboxing aide à planifier une journée entière afin de maximiser sa productivité. Il y a une certaine intention derrière le fait de décider à quoi vous passerez votre temps. Finalement, vous réduisez le temps passé sur le travail qui doit être fait avant la tâche réelle.

Vous pouvez utiliser Timeboxing pour planifier des tâches individuelles, aider votre équipe à s'organiser ou gérer les réunions plus efficacement .

Les avantages du timeboxing

• Aide à lutter contre la procrastination ;
• Fonctionne à la fois pour les individus et les équipes;
• Définit le temps dont vous disposez pour chaque tâche ;
• Empêche le multitâche - une activité qui pourrait être la raison pour laquelle vous vous sentez improductif ;
• Aide à mesurer la productivité;
• Aide à gagner du temps;
• Augmente la productivité;

Timeboxing exploite le phénomène psychologique de la fixation d'une date limite. Sans délai, le temps consacré à une tâche s'allongera selon la loi de Parkinson, qui pose que « tout travail au sein d'une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ». Le Timeboxing vise à simplifier le travail d'un individu ou d'une équipe.

Le blocage du temps empêche la procrastination

• En imposant des limites de temps, le Timeboxing aide à lutter contre la procrastination. Il permet de se concentrer sur la tâche à accomplir. Cela aide également les individus à ignorer les distractions et à prioriser d'autres tâches car il y a un délai à respecter.
• Le Timeboxing est également une technique bénéfique pour les perfectionnistes. Cela les aide à éviter de passer trop de temps coincés dans une décision ou à conclure un projet. En effet, la prise de décision rapide est importante pour améliorer la performance au travail et dans certains cas pour l'entreprise.

Empêche le multitâche

• La technique empêchera également le multitâche, car beaucoup de temps est perdu lors du passage d'une tâche à l'autre. En effet, notre cerveau a besoin en moyenne de 23 minutes pour se concentrer pleinement sur une tâche. Une tâche ne sera démarrée que lorsque la précédente sera terminée.
• Le Timeboxing réduit le phénomène connu sous le nom de paralysie décisionnelle ; une réaction psychologique que les gens ont lorsqu'ils se sentent dépassés. La conversion d'une liste de tâches en boîtes de temps est utile, surtout si vous pouvez regrouper des tâches similaires, par exemple.

Mesure la productivité

• Un autre avantage du Timeboxing est d'aider à estimer les délais. Il détermine s'il y a suffisamment de temps disponible pour accomplir un projet. Par conséquent, aide les équipes à éviter le risque de trop promettre.
• Le blocage du temps permet également aux chefs d'équipe de mesurer le temps qu'une certaine équipe peut consacrer à un nouveau projet.
• Si vous êtes sujet à la procrastination en tant que travailleur à distance, la limitation dans le temps de votre horaire/liste de tâches peut être une solution pour lutter contre cette tendance. Il en va de même pour les étudiants qui traitent des examens ou des travaux pour différentes matières.

Comment timeboxer ?

1. Estimation

Commencez par estimer le temps que chaque tâche de votre liste peut prendre pour être accomplie et consacrez-y un laps de temps spécifique. Ces estimations doivent inclure des pauses et des périodes tampons pour toute interruption imprévue.

2. Choisissez la durée de vos cases horaires

Il est maintenant littéralement temps de choisir la durée de votre time box. Vous pouvez intégrer d'autres techniques de gestion du temps, comme la technique Pomodoro. Le Pomodoro est en fait une forme de Timeboxing qui consiste à travailler par tranches de temps de 25 minutes, suivies d'une courte pause de 5 minutes chacune.

En alternative à la technique Pomodoro, il existe de nombreuses techniques de gestion du temps que vous pouvez appliquer. N'oubliez pas d'incorporer toujours des pauses dans vos séances de mise au point. Ils vous aideront à maintenir votre niveau d'énergie élevé.

3. Réglez une minuterie

Utilisez l'alarme de votre smartphone ou une application de suivi du temps pour vous alerter lorsqu'il est temps de terminer une tâche et de passer à la suivante.

4. Évaluer et réviser

Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas terminer la tâche pendant le temps imparti pour l'exécuter ? Chaque fois que vous cochez une case de temps, vous devez évaluer et examiner comment cela s'est passé. Supposons que vous n'ayez pas terminé la tâche à temps. Passez en revue vos progrès et essayez de comprendre ce que vous auriez dû faire différemment. Avez-vous besoin de plus de temps pour ce type de travail ? Avez-vous besoin de planifier vos tâches dans un autre ordre ? Atteindre vos objectifs ne signifie pas toujours accomplir la tâche en une seule fois. La réponse est dans l'évaluation de vos besoins et de ceux du projet.

Stratégies utiles pour un Timeboxing réussi

1. Rendez vos boîtes horaires visibles et colorées

Cette technique est la plus efficace. Utilisez vos calendriers, numériques et analogiques. Bloquez du temps sur votre calendrier afin d'éviter les interruptions externes pendant votre flux de travail. Pour distinguer différentes catégories de tâches, utilisez des couleurs différentes pour chaque case de temps.

2. Définir le type de timeboxes

Il existe deux types de boîtes horaires : les boîtes horaires dures et les boîtes horaires souples.

Une boîte de temps dur est une période de temps fixe dédiée à une tâche autonome. La case temps précédente et la case suivante sont sans rapport avec la case temps dur.

Une boîte de temps souple est, à la place, une boîte de temps qui fait partie d'un ensemble de tâches connexes. Une fois qu'une soft timebox est terminée, il y a la suivante qui lui est liée et qui en dépend.

Un exemple de boîte de temps dur pourrait être l'hébergement d'une réunion de rétrospective. Une boîte de temps souple pourrait plutôt être la recherche d'une idée d'article, qui fait partie de l'histoire plus vaste de l'écriture d'un élément de contenu.

3. Respectez vos timeboxes

Considérez les plages horaires comme des réunions que vous avez programmées avec vous-même. Résistez à la tentation de les annuler. Engagez-vous dans la timebox et respectez son début et sa fin.

4. Réglez une minuterie

Le réglage d'une minuterie vous aidera à vous tenir responsable de l'attente que vous vous êtes fixée et à vous alerter lorsque ce temps sera écoulé.

5. Protégez votre temps de concentration

Le secret de l'efficacité du timeboxing est de vous aider à vous concentrer sur la tâche à accomplir. Minimisez les risques d'interruptions lorsque vous êtes dans le flux. Par exemple, désactivez les notifications de votre téléphone et de votre ordinateur, l'un des plus grands ennemis de la productivité et de la perte de temps au travail.

6. N'oubliez pas de faire des pauses

Aucune technique de gestion du temps ou de productivité n'est conçue pour épuiser les gens. Assurez-vous de faire de courtes pauses entre les plages horaires.

7. Intégrez votre calendrier avec un suivi du temps

Si vous utilisez un chronomètre pour mesurer les timeboxes, comparez les résultats de votre journée de travail avec le temps prévu. En intégrant le suivi du temps à votre calendrier, vous verrez en réalité combien de temps il vous faut pour accomplir une tâche, ce qui vous permettra d'être plus précis dans vos prochaines planifications.