Principe de Pareto : 80 % des résultats proviennent de 20 % de vos efforts

Le principe de Pareto (également connu sous le nom de règle 80/20) stipule que 80 % des conséquences proviennent de 20 % des actions. Explications.

En théorie de la gestion, il existe un principe important connu sous le nom de la règle des 80-20 ou le principe de Pareto. L'idée a été formulée par l'économiste et sociologue italien Vilfredo Federico Pareto. Le principe stipule que, pour de nombreux événements, environ 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. C'est une répartition inégale que l'on retrouve dans d'innombrables situations.

Exemples pratiques du principe de Pareto :

• 80 % de vos ventes proviennent de 20 % de vos clients.
• 80% de vos bénéfices proviennent de 20% de vos produits ou services.
• 80 % des décisions en réunion sont prises sur 20 % du temps
• La correction de 20 % des bugs les plus signalés élimine également 80 % des erreurs et plantages associés.
• Vous portez 20 % de vos vêtements 80 % du temps et ainsi de suite

Le principe de Pareto occupe également une place importante dans la gestion du temps pour laquelle il stipule que 80 % des résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Par conséquent, être conscient du principe de Pareto peut vous aider à définir vos priorités. Comment ? En se concentrant sur les activités qui auront le plus de impact sur vos résultats.

Le principe de Pareto pour prioriser et hiérarchiser les tâches

Nous sommes tous automatiquement attirés par des tâches et des activités qui n'ont pas de réel impact. Pour une raison assez simple : ces tâches sont généralement beaucoup plus simples à exécuter.

Voyons quelques exemples pratiques :

• Il est plus facile de répondre aux e-mails ou de peaufiner une présentation de vente que de passer 20 appels de prospection
• Il est plus facile de faire des réunions ou de débattre de différentes tactiques que de choisir l'une des options et l'exécuter parfaitement.
• Il est plus facile d'aller chercher des améliorations marginales sur un produit que de chercher une innovation de rupture qui pourrait donner à l'entreprise un avantage concurrentiel.

En termes simples, les tâches les plus importantes sont difficiles à exécuter. Elles exigent de la créativité, de la concentration, un travail approfondi et d'autres termes des efforts mentaux. Instinctivement nous avons donc tendance à les repousser.

Au-delà de ce constat, nous ne sommes pas toujours conscients de notre mauvaise priorisation. C'est là qu'intervient le principe de Pareto. Il permet d'avoir une représentation réelle de la façon dont l'impact peut être inégalement réparti, et par conséquent donner des pistes sur les tâches sur lesquelles se concentrer pour obtenir les meilleurs résultats.

Par exemple :

• Si 80 % de vos ventes proviennent de 20 % de vos clients, il est logique de se concentrer sur eux ou à en trouver de nouveaux leur « ressemblants ».
• Si votre patron apprécie 20 % de votre rendement, ce qui a, selon lui, un impact de 80 % sur les objectifs de l'organisation, il est logique vous concentrez davantage sur ces 20 %.
• Si 2 tâches sur 10 (courriels, réunions, interruptions des collègues, appels téléphoniques, médias sociaux, messagerie instantanée et autres notifications, actualités quotidiennes, logistique, TV, potins etc.) sont responsables de 80 % de votre temps perdu, il est logique d'identifier ces 2 pertes de temps et les éliminer ou les minimiser.

Alors, posez-vous les questions suivantes :

• Avec quels comportements dans lesquelles vous vous engagez rarement (moins de 20 % du temps) détruisez-vous 80 % de vos chances de réussite ? Mauvaise gestion du temps ? Une mauvaise organisation du travail d'équipe ? En d'autres termes, quelles sont les activités responsables de 80 % de votre temps perdu ?

Les 20 % de tâches sur lesquelles vous devriez vous concentrer

En affaires, tout est question de création de valeur. Vous pouvez contribuer à créer, diffuser et capter de la valeur directement (R&D, ventes, etc.) ou indirectement. Au moins 80 % de votre temps doit être consacré uniquement à ces activités. Mettez en place des KPI qui vous permettront de mesurer votre travail sur les tâches les plus productives.

• La création de valeur inclut : planification stratégique, création de nouveaux produits innovants, mobilisation des ressources, nouer des partenariats stratégiques, etc.
• La livraison de valeur inclut : Optimiser les canaux de distribution, former la clientèle, réalisation des livrables...
• La capture de la valeur inclut : former de nouveaux commerciaux, optimisation des coûts...

Sur cette base « création-livraison-capture » de valeur, identifiez les principaux domaines de résultats dans votre entreprise. Ils sont multiples : ventes, marketing, service à la clientèle, développement de produits, RH...

Après vous être concentré sur les principaux domaines de résultats (macro), concentrez-vous sur l'aspect micro. En décidant par exemple sur quels clients, innovations, stratégie marketing vous devez agir.

Quelques tactiques de gestion du temps pour vous aider à rester en place avec le Pareto principe

Examinons quelques stratégies de gestion du temps pour vous aider à rester concentré sur les tâches les plus importantes que vous avez définies sur la base du principe de Pareto :

Sélectionnez ce que vous ajoutez à votre to-do list

Ne soyez pas réactif, soyez proactif avec votre temps. Sinon, votre productivité en pâtira. Être proactif signifie être impitoyable avec les tâches que vous inscrivez sur votre to-do list. Si ces tâches vous sont attribuées par d'autres membres de votre équipe, n'hésitez pas à expliquer votre fonctionnement.

Déléguer, externaliser et automatiser

Même si vous devez éviter de vous laisser parasiter par certaines tâches, il est toutefois nécessaire de les traiter. Elles peuvent être annulées (s'ils n'ont aucun impact ou conséquences), déléguées voire externalisées ou automatisées.

La méthode de Timeboxing

La gestion par blocs de temps, ou méthode du temps limité (en anglais « timeboxing ») est une approche de planification et de gestion de temps qui consiste à allouer à la réalisation d'une activité donnée une durée fixe, volontairement limitée de temps. C'est comme programmer une réunion dans votre calendrier, sauf que là vous réservez à l'avance pour travailler sur les tâches les plus importantes de la journée. L'idéal : prévoir 2 à 3 cases de temps dans une journée d'une durée de 1 à 2 heures.