Comment manager son équipe pendant les vacances d’été ?

Les experts d’Hogan Assessments proposent des conseils pour aider les dirigeants à s’organiser et à manager leurs équipes efficacement pendant les congés.

En général, l’été, de nombreux employeurs ont du mal à motiver et à retenir l’attention de leur personnel. Les entreprises doivent préparer en amont la période des congés des employés pour assurer la continuité de l’activité, tout en évitant de les contacter pendant leurs périodes de repos. Les experts d’Hogan Assessments (évaluations de personnalités des candidats et conseil aux dirigeants), ont identifié les principaux domaines qui contribuent à assurer une bonne planification des congés.

Conseil n°1 : favorisez la montée en compétences

L’été, l’engagement des employés ayant tendance à faiblir, les dirigeants devraient utiliser cette période pour parler de possibilités d’amélioration. Les remplacements sont essentiels lorsque des membres de l’équipe partent pendant une longue période. Cela donne à des employés peu ou moins expérimentés une possibilité de formation, en leur permettant de prendre en charge les tâches de collègues expérimentés. « Veillez simplement à ne pas surcharger le remplaçant de l’employé en congé et à lui apporter un soutien adéquat, car personne ne doit se sentir épuisé ni multiplier par deux sa charge de travail, » poursuit le Dr Sherman, directeur en chef des sciences, chez Hogan Assessments et animateur de The Science of Personality Podcast.

Conseil n°2 : évaluez les besoins et planifiez

Avant d'accepter les demandes de congé, les dirigeants doivent réfléchir à la quantité de travail que leurs équipes devront accomplir pendant les mois d’été. De nombreux facteurs doivent être examinés du point de vue de l’entreprise, dans le but de déterminer le niveau d'activité pendant les mois où il y a le plus de congés. Cela peut paraître évident, mais la communication est cruciale quand on tente de coordonner les emplois du temps d’un groupe étendu de personnes. Les dirigeants peuvent éviter de nombreux conflits en demandant à chaque employé quels sont ses projets pour les vacances. De plus, les planificateurs de congés ou les calendriers que chaque employé doit remplir permettent de mieux visualiser les demandes de l’équipe et de repérer un éventuel manque de personnel. « En planifiant et en adoptant une approche préventive, les entreprises peuvent s'assurer un été plus tranquille. Par exemple, si plusieurs employés prévoient d’être en congé la même semaine, il pourrait être avantageux de demander si l’un d’eux serait prêt à avancer ou reculer ses congés. Cela peut parfois s’avérer impossible mais, souvent il est surprenant de constater à quel point des employés sont flexibles si la communication est fluide » explique le Dr Sherman.

Conseil n°3 : accompagnez vos collaborateurs qui reviennent de congé

Il peut parfois être difficile de reprendre le travail après les vacances. Avec une boîte mail pleine à craquer, des échéances qui se chevauchent, et une certaine fatigue synonyme de vacances pleinement vécues, les exigences du bureau peuvent être stressantes, même pour les employés les plus endurants. « Le retour au travail, après les congés, peut être un moment qui ne les enchante pas, ou même qu’ils redoutent, ce qui n’est bon ni pour leur moral ni pour la productivité. Il faut que les dirigeants veillent à ce que leurs employés restent motivés pendant l’été, surtout à leur retour de congé, » observe le Dr Sherman. Une façon simple de remonter le moral des employés

et de les aider à prioriser leurs tâches, consiste à organiser des réunions officieuses de « reprise », le matin de leur retour de vacances. Les discussions dans ces réunions peuvent porter sur une mise à jour rapide concernant l'avancement des projets, les événements ou les informations importantes durant leur absence. De plus, les dirigeants peuvent aider les employés à dresser la liste des tâches urgentes, afin qu’ils sachent ce qui doit être fait immédiatement et ce qui pourra être repoussé. « Les réunions de ce genre peuvent renforcer l’idée que les membres de l’équipe sont entendus et soutenus, ce qui contribue à réduire leur stress et facilite la transition entre les congés et la reprise du travail, » conclut le Dr Sherman.